ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 8

ตั้งแต่วันที่ 20 – 24 ธันวาคม 2553

งานที่ปฏิบัติ

- ทำการเปลี่ยนแปลงผู้มีอำนาจอนุมัติในระบบ ERP โดยจากเดิม ผู้ที่มีอำนาจคือ รองศาสตราจารย์ธันย์ สุภัทรพันธุ์ ตำแหน่งผู้อำนวยการโรงพยาบาลรามาธิบดี วันที่ไม่สามารถลงนามอนุมัติได้คือ วันที่ 21-23 ธันวาคม 2553 (ไปต่างจังหวัด) และให้ผู้มีอำนาจลงนามแทน คือ ศาสตราจารย์วินิต พัวประดิษฐ์ ตำแหน่งรองคณบดี และ แก้ปัญหา User คือ ใบ PO เกิด Error Open Amount From เนื่องจาก ใส่ค่าสลับกันระหว่าง Quantity กับ Net Price หรือ ทำการสร้าง ใบ PO ซ้ำกัน

- นำข้อมูล Transport ลงบน ระบบ SAP และทำการส่งเมลล์ทาง Intranet โดยผ่าน Outlook เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องให้ทำการ Transport และ Approve เรื่องของ Release Strategy ของอาคารสมเด็จพรเทพรัตน์

- อธิบายให้ User ทำการแก้ปัญหาเรื่อง การปริ้นใบตรวจรับสินค้าไม่ได้ เนื่องจากระบบเกิดความล่าช้าจากการ Run Background ทำให้ต้องทำการปริ้นใบตรวจรับสินค้าใหม่ โดยใช้ T-Code MB90 แทนจาก T-Code MIGO

- ตรวจสอบเอกสารและจัดพิมพ์ใบตรวจรับสินค้าซึ่งแบ่งออกเป็น 3 รายการ

1. เครื่องช่วยหายใจทารกแรกเกิด ชนิดควบคุม 1 เครื่อง ราคา 142, 000 บาท

2. หลอดไฟเครื่องฉายภาพโปรเจคเตอร์ ยี่ห้อ BEN Q รุ่น EMP-620P 1 หลอด ราคา12, 840 บาท

3. เครื่องช่วยชีวิตเด็กชนิดควบคุมแรงดันได้ 1 เครื่อง ราคา 57,000 บาท

- เพิ่มเติม Code ของ Release Strategy ของอาคารสมเด็จพระเทพรัตน์ และทำการส่ง Outlook ให้กับผ่าย Basis และผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ทำการ Transport ลงบนตัวโปรแกรม และทำการนำเข้า Code Release นำเข้าโดยการ LSMW เข้าฐานข้อมูลของ SAP โดยเป็นข้อมูลของ PR-PO-CO

· PR ใบเสนอซื้อ/จ้าง จำนวน 4796 Code

· PO ใบขอซื้อ/จ้าง จำนวน 1430 Code

· CO สัญญา จำนวน 1430 Code

ปัญหา

-

การแก้ไข

-

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้ช่วย User ในกรณีที่ติดปัญหา Error ต่าง ๆ ได้

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 7

ตั้งแต่วันที่ 13 – 17 ธันวาคม
งานที่ปฎิบัติ
- ประชุม Weekly Meeting (กลุ่ม นศ.ฝึกงาน)
ทาง IM อธิบายถึงปัญหาของยอดเงิน Error ของเวชภัณฑ์ที่มีมูลค่า ผลต่างของข้อมูลที่เก็บในระบบกับจำนวนที่ได้จากการนับทั้งสิ้น -160,869,808.59 บาท แต่ทาง หน่วย IM หามาได้ 130 ล้านบาท ซึ่งมีผลต่างถึง 30 ล้านบาท โดยตั้งประเด็นที่ฝั่ง Consign ว่าบันทึกยอดผิด หรือเกิดจากการที่รับยาเข้ามาและไม่ได้ทำการบันทึกเข้าสู่คลัง แต่ได้ขายสินค้าออกไป และทำการบันทึกยอดขาย หรือเกิดจากการนำยาจากต่างประเทศเข้ามา (หิ้วมา) และนำมาขายทำให้ยอดเงินไม่ตรงกัน
ทาง FI โดยมีความต้องการให้ตัดปัญหารายวันออกไป โดยให้จัดทำ Functional Specification เพื่อให้ทาง Programmer ทำการเขียนโปรแกรม Auto ขึ้นมา เพื่อกำจัดปัญหารายวันทิ้งไป
ทาง PO ต้องการให้เก็บยอด Issue ในแต่ละวันว่ามีรายละเอียดกี่รายการ จากทางผ่ายไหน และให้จัดทำเป็นรายงานไว้เพื่อนำมาเสนอต่อที่ประชุม ในสัปดาห์หน้า
- ประชุม Weekly Meeting (หน่วย MM) ในหัวข้อ
· ปัญหาการตรวจรับสินค้า
· การนำเข้าระบบ Vendor Management Inventory= VMI
· การรับพนักงานใหม่เข้ามาเสริมในส่วนของ MM
· การเตรียมความพร้อมในการเปิดอาคารสมเด็จพระเทพรัตน์ [5 กุมภาพันธ์ 2554] พร้อมทั้งกำหนด User ใหม่ จำนวน 27 User เพื่อให้แก่บุคลากรในหน่วยงาน
· ให้ทาง IM นำเสนอ Power Point ยอด Error ของเวชภัณฑ์
· ให้ทาง PO จัดทำรายงานสรุปยอด Issue ในแต่ละวัน ให้แบบฟอร์ม
วันที่//Support (เรื่อง)//หน่วยงาน/เบอร์โทร//ผู้รับตรวจงาน





- ทางฝ่ายเวชภัณฑ์ได้ติดต่อมาให้ขึ้นไปพบ โดยทางอ.สุนทรี ซึ่งเป็นหัวหน้าฝ่ายเวชภัณฑ์ และได้ให้จัดทำรายงานสรุป การทำ PR-PO-CO ของหน่วยเวชภัณฑ์ทางการแพทย์ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2552-2554 โดยต้องการข้อมูลของ Purchasing Group หมายเลข D34, D35,D71 โดยต้องการจำนวนใบ PR-PO-CO ที่สร้าง, จำนวนการสั่งซื้อ, จำนวนเงินรวม และรายงานของราคาเวชภัณฑ์ปี 2552-2554 โดยแบ่งรายละเอียดแยกตาม ปีงบประมาณ
- กลับมาแก้ไขงานในส่วนของ รายงานสรุปการทำ PR-PO-CO ของหน่วยเวชภัณฑ์ทางการแพทย์ เนื่องจากต้องการรายละเอียดย่อย ๆ แบ่งออกเป็นรายปี
- ช่วยอธิบายวิธีการยกเลิกใบตรวจรับสินค้าแก่ User ในกรณีที่ทำการ ตรวจรับไว้แล้ว โดยให้เปลี่ยนจาก Display --> Cancellation แล้วกรอกเลข ตรวจรับสินค้า และกด save
ปัญหา
1. ต้องทำหน้าที่แก้ปัญหา และให้คำตอบแก่ User ที่ติดต่อมา และกลัวว่าจะไม่มีความรู้เพียงพอที่จะตอบปัญหาแก่ User
2. เนื่องจาก เงื่อนไขในการแสดงข้อมูลในตอนแรกได้กำหนดเฉพาะ เงื่อนไขที่ได้รับการอนุมัติแล้วทำให้ยอดที่สรุปออกมานั้นมีจำนวนของ ข้อมูลในการสร้าง PR-PO-CO น้อยกว่าที่ต้องการ
การแก้ไข
1. พี่ที่ดูแลฝึกประสบการณ์ คอยช่วยแก้ปัญหาในส่วนที่เราไม่สามารถตอบแก่ User
2. กำหนดเงื่อนไขในการแสดงข้อมูลให้แสดงทุกเงื่อนไข เนื่องจากทางฝ่ายเวชภัณฑ์ต้องการข้อมูลทั้งหมด

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้เรียนรู้ถึงรายละเอียด ในด้านของรายละเอียดของ เวชภัณฑ์ทางการแพทย์

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 6

ตั้งแต่วันที่ 7-9 ธันวาคม

งานที่ปฏิบัติ

- ศึกษาการเขียนโปรแกรม SAP โดยใช้ภาษา ABAP โดยได้เอกสารจากพี่ดูผลฝึกประสบการณ์ที่เป็น Programmer โดยชื่อเอกสาร คือ SAP R/3 โดยมีรายละเอียดตั้งแต่ ขั้นตอนการเริ่มต้นเขียนโปรแกรม และฟังก์ชั่นการทำงานต่าง ๆ และคู่มือการใช้งาน SAP Solution Manager สำหรับโครงการ ERP เพื่อใช้สำหรับบันทึก ปัญหาทั่วไปในโครงการ Issue Management หรือ Issue คือ ปัญหาที่เกิดขึ้นขณะปฏิบัติงาน และบันทึกปัญหาระหว่างการทดสอบระบบ System Investigation Request หรือ SIR บันทึกเหล่านี้มีประโยชน์ เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง มาให้คำตอบรวมทั้งปรับเปลี่ยน หรือเขียนโปรแกรมใหม่เพื่อแก้ Error ที่ได้ทำการบันทึกไว้

ปัญหา

1. เอกสารที่เกี่ยวกับการเขียนภาษา ABAP นั้นถือเป็นเรื่องใหม่ทำให้ยังไม่เข้าใจในกระบวนการทำงานของโปรแกรม

การแก้ไช

1. หาเอกสารอ่านเพิ่มเติมรวมทั้งขอคำปรึกษาจากพี่ที่เป็น Programmer

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้เรียนรู้พื้นฐานการทำงานของการเขียนโปรแกรม ABAP

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 5

ตั้งแต่วันที่ 29 - 3 พฤศจิกายน – ธันวาคม 2553

งานที่ปฏิบัติ

- มีการประชุม Weekly Meeting ประจำสัปดาห์ เพื่อเป็นการสรุปการทำงาน และปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น ภายใน 1 สัปดาห์ที่ผ่านมา ต่อ หัวหน้าฝ่าย เวชสารสนเทศ ทางฝ่าย PO มีปัญหาคือการทำ Vlookup ข้อมูลของราคายา และราคาเวชภัณฑ์ ซึ่งมีข้อมูลจำนวน 12000 และปัญหาต่างๆ ของทางฝ่าย IM และ FI และได้รับมอบหมายให้หาโปรแกรม VDO ที่สามารถทำการบันทึกการทำงานของคอมพิวเตอร์ขณะที่ใช้งานบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เนื่องจากจะมี คนจากภายนอกมา อบรมการนำข้อข้อมูลจากภายนอกหน่วยงานเข้ามาสู่ฐานข้อมูลของ SAP

- ประชุมการทำงานของฝ่าย MM เกี่ยวกับปัญหาของการรับคืนยา เนื่องจากการรับคืนยาต้องมีต้นทุนแต่ทางระบบ SAP ปัจจุบันให้มีการบันทึกยอดเงินเป็น 0 บาท ซึ่งจะทำให้ โรงพยาบาล มียอดกำไรสูงเกินกว่าปกติมาก ซึ่งต้องการให้แก้ไขการรับคืนยาที่ Front เนื่องจากจะมียอดราคาขายครั้งสุดท้าย และต้องการให้ทำการกรอกราคาในการรับคืนยาด้วย และมีคำสั่งห้ามในการอนุมัติ PO และ CO แทน User และสามารถช่วยได้แต่การปลดล็อคเท่านั้น

- ได้รับงานจากทางฝ่าย IM ให้ทำการสร้าง ใบเสนอซื้อ/ขาย PR และใบขอซื้อ/จ้าง เพื่อทำการทดสอบการทำใบตรวจรับสินค้า และส่งต่อให้ทาง Programmer เขียน Code ขึ้นมาใหม่เพื่อทำการสร้างแบบฟอร์มในการ ปริ้นใบตรวจรับสินค้า

โดยแบ่งเป็น

ครุภัณฑ์ A [PR/PO]

ใบที่ 1 จำนวน 30 รายการ

ใบที่ 2 จำนวน 20 รายการ

ใบที่ 3 จำนวน 10 รายการ

ครุภัณฑ์ต่ำกว่าเกณฑ์ L [PR/PO]

ใบที่ 1 จำนวน 30 รายการ

ใบที่ 2 จำนวน 20 รายการ

ใบที่ 3 จำนวน 10 รายการ

ค่าใช้จ่าย K [PR/PO]

ใบที่ 1 จำนวน 30 รายการ

ใบที่ 2 จำนวน 20 รายการ

ใบที่ 3 จำนวน 10 รายการ

งานจ้าง R [PR/PO]

ใบที่ 1 จำนวน 10 รายการ

ปัญหา

1. ไม่ทราบการทำงานของโปรแกรม Camtasia Studio 5 ว่ามีเครื่องมือ และการใช้งานอย่างไร

2. เนื่องจากรหัสทางฝ่าย FI ที่ช่อง Asset มีปัญหา ทำให้ขั้นตอนในการสร้างใบขอซื้อ/จ้างไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้ เนื่องจาก ชื่อรายการด้านในไม่ตรงตามข้อมูลของ ใบขอซื้อ/จ้าง

การแก้ไข

1. สืบค้นข้อมูลการใช้งานโปรแกรม Camtasia Studio 5 เพื่อจะสามารถอธิบายการทำงานและวิธีการใช้งาน ต่อพี่ที่ดูแลฝึกประสบการณ์ได้

2. ให้พี่ที่ดูแลฝึกประสบการณ์ที่อยู่ทางฝ่าย งบประมาณ ช่วยดูปัญหาและข้อผิดพลาดรวมทั้งช่วยสร้าง เลขงบประมาณและเลขที่ Asset เพื่อไปประกอบในการสร้างใบเสนอซื้อ/ขายต่อไป

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้ทดลองทำ

ครุภัณฑ์ A [PR/PO]

ครุภัณฑ์ต่ำกว่าเกณฑ์ L [PR/PO]

ค่าใช้จ่าย K [PR/PO]

งานจ้าง R [PR/PO]

ซึ่งถือเป็นความรู้เบื้องต้นในการปฏิบัติงานในอนาคต

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 4

ตั้งแต่วันที่ 22 - 26 พฤศจิกายน 2553

สัปดาห์ที่ 4

งานที่ได้ปฏิบัติ

- ทำการนำเข้าข้อมูลโดยวิธี LSMW ถือเป็นขั้นตอนของการที่นำข้อมูลดิบ [Text] เข้าสู่ฐานข้อมูลของ SAP โดยการทำ LSMW คือการนำเข้าข้อมูลจำนวนมาก ๆ เข้าสู่ระบบในครั้งเดียว [นำเข้าไปเป็นก้อนใหญ่ ๆ] โดยนำเข้าข้อมูลของ

· DW เพิ่ม คลัง ข้อมูลจำนวน 453

· DW เพิ่ม ภาควิชา ข้อมูลจำนวน 563

· DW เพิ่ม สำนักงาน ข้อมูลจำนวน 652

· DW เพิ่ม โรงพยาบาล ข้อมูลจำนวน 465

· DW เพิ่ม CO ข้อมูลจำนวน 263

· DW เพิ่ม CO ทั่วไป ข้อมูลจำนวน 272

โดยเข้า T-Code --> LSMW Client 202 โดยเริ่มจาก ช่อง Specify Files ไปทีละขั้นตอนเรียงตามลำดับ [ห้ามข้ามขั้นตอน]

- ทำการเปลี่ยนแปลงสิทธิ ในการอนุมัติของ รองคณบดี ให้ รองคณบดีฝ่ายบริหาร แทน

- ทำการกรองข้อมูลของ ราคายา, ราคาเวชภัณฑ์ และราคาบรรจุภัณฑ์ โดยหลังจากที่ทำการกรองข้อมูลแล้วต้องทำการเรียงลำดับของข้อมูลอีก สิ่งที่ต้องการคือ ช่อง Material คือ โดยปกติแล้ว 1 Material จะมีรายการมากกว่า 1 รายการ เราต้องคัดเลือกให้เหลือเพียง 1 Material ต่อ 1 รายการเท่านั้น โดยทำการเปรียบเทียบจากช่องชอง ราคาและช่องการสั่งซื้อครั้งล่าสุด เพื่อให้ข้อมูลมีการ Update มากที่สุด โดยข้อมูลก่อนทำการกรองและการเรียงลำดับ มีจำนวน

· ราคายา 2815 ---> 2490

· ราคาบรรจุภัณฑ์ 50 ---> 26

· ราคาเวชภัณฑ์ 9459 ---> 8698

- ทำการ เปรียบเทียบข้อมูลกันระหว่าง ฝ่าย IM และทางฝ่าย PO โดยใช้โปรแกรม Excel และทำการแทนค่าสูตรลงไปโดยให้ยึดไฟล์ทาง PO เป็นหลักและทำการเปรียบเทียบว่า ถ้าในไฟล์ของ IM มี แต่ PO ไม่มีให้นำข้อมูลนั้นมารวมข้าด้วยกัน โดยใช้คำสั่ง Vlookup โดยใช้ช่องของ Material เป็นคีย์หลัก และทำการเปรียบเทียบราคาต่อไปอีกว่าถ้าราคาของ PO เป็น 0 บาท ให้นำราคาของ IM มาแทนค่า และทำการไฮไลท์สีไว้ด้วย

- ทำการแก้ไขไฟล์ Excel [ราคาเวชภัณฑ์ และราคายา] เนื่องจากมาตรวจสอบในภายหลังแล้วพบว่าไฟล์ดังกล่าวได้ทำการลบ Primary Key บางค่าออกไป เนื่องจากมีรายละเอียดในชื่อของ material Description ที่ซ้ำกันรวมทั้งความผิดพลาดที่ไม่ได้สังเกตว่ามีค่าที่ต่างกันทำให้ข้อมูลที่ได้ออกมานั้นมีจำนวนข้อมูลไม่ครบถ้วน

ปัญหา

1. ข้อมูลที่ได้นำไป Process นั้นเกิดความผิดพลาด เนื่องจากผิดไปจากรูปแบบทำให้ข้อมูลไม่สามารถนำเข้าสู่ระบบได้

2. เนื่องจากข้อมูลมีจำนวนมาก และต้องทำการเช็คแบบ Manual ทำให้เสียเวลาในการลบ ที่ละ Colum [ยังไม่ทราบวิธีการทำงานที่ถูกต้อง] ทำให้เสียเวลามากเกินไป

3. ไม่รู้ว่าต้องใช้สูตรใดในการคำนวณ จึงทำการไล่ดูรายละเอียดทีละรายการ ทำให้การทำงานเกิดการล่าช้า

การแก้ไข

1.ปรับเปลี่ยนรูปแบบให้ตรงตามแบบฟอร์มที่กำหนดไว้ และคอยปรึกษาพี่ที่ดูแลฝึกประสบการณ์

2. พี่ที่ดูแลฝึกประสบการณ์ สอนเทคนิควิธี การกำจัดตัวเลือกที่ไม่ต้องการ โดยใช้สูตรในการคำนวณ รวมทั้งเครื่องมือ

ต่าง ๆ ช่วย ทำให้ประหยัดเวลากว่าการทำ Manual อย่างมาก

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้เรียนรู้การทำงาน ของการโอนข้อมูลด้วยวิธีการ LSMW และการใช้เครื่องมือ Excel เพิ่มเติม