ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 18

ตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2554

งานที่ปฏิบัติ

- ทำการแก้ไขรายละเอียดในส่วนของ LSMW ของ Source list Without contract

ก่อนการถ่ายโอนข้อมูล มีจำนวน 4605 รายการ หลังการถ่ายโอนข้อมูล มีจำนวน 3157 รายการ

โดยแบ่งเป็นรายละเอียดดังนี้

· ติด Error Flag Delete จำนวน 189 รายการ

· ติด Mat เลิกใช้งาน จำนวน 47 รายการ

· ติด Error มีสัญญาของ with contract จำนวน 1212 รายการ

รวม Error ทั้งสิ้น 1448 รายการ

โดยต้องจัดทำเอกสารต่อเพื่อให้ทางเวชภัณฑ์ได้ตรวจสอบต่อไป

ปัญหา

- ข้อมูลที่ทำการ ลบรายการนั้น มียอดผลต่างจำนวน 22 รายการ ทำให้เสียเวลาในการไล่หา Error เป็นเวลานาน

การแก้ไข

- ต้องแสดงรายละเอียดในการทำงานแต่ละครั้งอย่างละเอียด เพื่อว่าในภายหลังจะหาข้อมูลใดจะได้ไม่เสียเวลา

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้รู้จักการทำงานอย่างเป็นระบบ และเป็นการฝึกต่อการตรงต่อเวลา และความละเอียดรอบคอบต่าง ๆ และได้เรียนรู้การทำงานจริงจากประสบการณ์โดยตรง

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 17

ตั้งแต่วันที่ 21 – 25 กุมภาพันธ์ 2554

งานที่ปฏิบัติ

- ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจาก Template เดิมที่ SCG ให้มาและแปลงให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ที่จะนำเข้า (Template สำหรับการทำ LSMW โดยเฉพาะ) โดยมีรายละเอียดดังนี้

· Source list with contract จำนวน 4635 รายการ

· Source list without contract จำนวน 4605

โดยเริ่มจาก Source list with contract โดยการนำเข้าที่ Client 220 Development ผลปรากฏว่าข้อมูลที่นำเข้านั้นติด Error ทั้งหมด จึงได้สอบถามพวกพี่ ๆ ที่ดูแล ได้ข้อสรุปดังนี้

1. ข้อมูลนั้นเมื่อตอน Read Data ข้อมูลยังคงครบทุกช่องตรงตามฟอร์ม ที่กำหนดไว้ แต่หลังจากการ Converted Data แล้วมีช่องของ Order Unit เพิ่มขึ้นมา จึงให้ทางพี่ที่อยู่ทางฝ่าย IM ให้ช่วยทำการเพิ่มฟอร์มใหม่ลงไป

2. ข้อมูลที่อยู่ใน Client 220 นั้น ขาดการ Update ทำให้เกิด Error

หลังจากการแก้ไขรายละเอียดต่าง ๆ แล้วเมื่อนำไปทดสอบใน QA และ BR2 แล้ว ปรากฏว่าข้อมูลที่นำเข้านั้น ผ่านเกินกว่า 80% เหลือเพียง Error เล็กน้อย

ในส่วน Source list without contract นั้นได้ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้อยู่ในไฟล์ Template ที่ได้จัดเตรียมไว้อีกอีกไฟล์หนึ่ง โดยติดปัญหา Error ส่วนใหญ่ที่

1. โดยปกติแล้ว Source list without contract นั้นจะไม่มีสัญญาผูกติด แต่ในกรณีนี้ผมปรากฏว่ามีสัญญาผูกติดมาด้วย

โดยทั้งในกรณีของ Source list with contract และ Source list without contract จะติด Error ที่

· Mat ได้ถูกยกเลิกหรือลบออกจากระบบแล้ว

· ติด Flag Delete

· ติด Error สัญญา เนื่องจากข้อมูลในสัญญาได้ถูกลบออกไปแล้ว

หลังจากการทดลองใน BR2แล้วผมที่เกิดจากการติด Error ต่าง ๆ ออกแล้วผมที่ได้คือ

Source list with contract จาก4635 เหลือ 4087

Source list without contract จาก 4605 เหลือ 4388

ปัญหา

- โดยส่วนใหญ่แล้วจะเกิดจากไฟล์ต้นฉบับที่ ได้ทำการ Export ออกมานั้น มีความผิดพลาดอยู่แล้วทำให้เกิด Error จำนวนมาก

การแก้ไข

- เนื่องจากการนำเข้าแบบ LSMW นั้น ไม่สามารถ Export ไฟล์ออกมาได้จึงต้องแก้ไขโดยวิธีการ Manual ทีละรายการเพื่อ

หาจุดที่ Error และแยกออก

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้รู้ถึงกรรมวิธีการทำงาน Business Process ของ SAP มากกว่าตอนแรกที่ได้เข้ามา รวมถึง มีการวิเคราะห์ปัญหา

ต่าง ๆ และการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดี

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 16

ตั้งแต่วันที่ 14 – 17 กุมภาพันธ์ 2554

งานที่ปฏิบัติ

- ช่วยงานเพื่อนที่ได้รับงานจากฝ่ายเวชภัณฑ์ โดยให้ทำรายการส่วนลด (จับคู่ระหว่างเลข Mat กับเลข PO) ของ 3 บริษัท ได้แก่

· บริษัท จอห์สัน แอนด์ จอห์นสัน

· บริษัท ซิลลิค ฟาร์มา จำกัด

· บริษัท อินโดไชน่า เฮลท์แคร์ จำกัด

โดยรายละเอียดด้านในจะมีเพียงข้อมูลของ Material, Short Text เท่านั้น จากนั้นทำการนำเลข Mat ไปค้นหาเลข PO ใน SAP ที่ T-Code “ME2N” และทำการ Export ข้อมูลออกมาในรูปแบบ Excel และตัดข้อมูลในช่องที่ไม่ต้องการออกไป ให้เหลือเพียงต้องการ

จากนั้นให้ทำการไฮไลท์สีเฉพาะช่องที่มีข้อมูลของ To be del และ To be inv และทำการกรองเฉพาะสี และ Copy ออกมาไว้ใน Sheet 2 โดยให้ตั้งชื่อว่า “หมายเหตุ” ในช่องหมายเหตุนี้ เปรียบเสมือนกับ เลข Mat ที่ได้สร้าง PO ไว้แล้ว และมีสถานะทำการตรวจรับและยังไม่ได้ตรวจรับ โดยเพิ่มช่องสถานะเพื่อเป็นการบ่งบอก

จากนั้นเพิ่ม Sheet 3 เปลี่ยนชื่อเป็น Mat.ไม่มีPO และทำการ Vlookup กันโดยนำไฟล์ต้นฉบับที่ อ.สุนทรีส่งมาให้เป็นตัวตั้งต้น และทำ Vlookup กับไฟล์ PO ที่ Export ออกมาที่ Sheet 1 โดย Vlookup ระหว่างช่อง Mat จากนั้นให้แปลงเป็นค่า และกรอกข้อมูลเอาเฉพาะช่องที่เป็น N/A ซึ่งก็หมายถึงช่องที่ไม่มี PO ใน Sheet 3 จะมีช่องของ

Mat.-Description-PR Code- จากนั้นเอาตัวเลขที่ช่อง Mat.ใน Sheet3 ไปหาข้อมูลใน PR ว่ามีการสร้าง PR มาบ้างหรือไม่ ใน SAP T-Code “ME5A” และทำการ Vlookup ระหว่างกันและกำหนดให้แสดงเฉพาะเลขที่ PR ออกมาเท่านั้น

- ส่งข้อมูลทั้ง 3 ให้ อ.สุนทรี และให้แก่ SCG(คุณอุ) ผ่านทาง Outlook และได้รับไฟล์งานเพิ่มของบริษัทซิลลิค ฟาร์มา จำกัด อีก จำนวน 43 รายการ โดยทำตามวิธีการเดิม อาทิ

· นำ Mat ไปหา PO ที่ ME2N

· ในไฟล์ Excel ให้เลือกเฉพาะที่ต้องการ

· ค้นหาไฟล์ที่ไม่มี PO และสร้าง Sheet เพิ่ม

· ค้นหาเลข PR โดยนำเลข Mat เป็นตัวค้นหา

- ทำการทดสอบการนำเข้าข้อมูลแบบ LSMW โดยทดสอบใน BD (Development) เพื่อว่าหากเกิดข้อผิดพลาดจะไม่ส่งผลกระทบต่อระบบโดยตรง โดยการนำเข้ามี 2 จำนวนได้แก่

· LSMW Source List with contract

· LSMW Source List without contract

โดยฟอร์มแต่ละแบบจะมีรูปแบบฟอร์มในการนำเข้าที่แตกต่างกัน

ปัญหา

- ในการนำเข้าข้อมูลแบบ With contract นั้นเกิดปัญหาที่ตอน Converted Data แล้วนำข้อมูลในช่องของ Order unit นั้นไม่ปรากฏ

การแก้ไข

- ให้พี่ ทาง IM ช่วยเพิ่มเติมช่อง Order Unit ใน T-Code “LSMW”

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้เรียนรู้รายละเอียดการทำงานของการสร้างส่วนลด และการเชื่อมโยงข้อมูลกันระหว่าง PR-PO

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 15

ตั้งแต่วันที่ 7 – 11 กุมภาพันธ์ 2554

งานที่ปฏิบัติ

- ศึกษาคู่มือการปฏิบัติงานตามระบบงานใหม่ ตามหัวข้อดังนี้

· การรับพัสดุอ้างอิงใบสั่งซื้อ/จ้าง

· การเรียกดูรายละเอียดรหัสเวชภัณฑ์

· การจ่ายและรับเพื่อการผลิต (คลังแบบพิมพ์)

· การเบิกของเข้าคลัง

· การสร้างใบเบิก “MB21”

· การสั่งพิมพ์ใบเบิก “ZIME003”

· การแก้ไขใบเบิก “MB22”

· การสร้างใบเบิกโดน Copy ใบเก่า

และให้คำแนะนำ User ที่เข้ามาทำงานในฝ่าย เวชภัณฑ์ทางการแพทย์เกี่ยวกับ การตรวจรับสินค้า, การยกเลิกการตรวจรับ

- เข้าพบ อ.สุนทรี เพื่อไปเอาไฟล์ Free Good เพื่อนำมาเข้าสู่ Template แต่ยังมีปัญหาที่ช่องของแถมเนื่องจากข้อมูลที่ได้มานั้น มีปัญหา ยกตัวอย่างเช่น

· แถมเป็น 15% แต่ไม่ทราบรายละเอียดว่าแถมจาก 100 ชิ้น หรือ ซื้อ 5 ชิ้น แถม 15% จึงให้ พี่เก๋ซึ่งมีความเชี่ยวชาญในการสั่งซื้อให้ช่วยเพิ่มเติมรายละเอียดเพิ่ม โดยปริ้นเป็น Paper ให้พี่ช่วยกรอกเพิ่ม

- มี User จากภาควิชา พยาบาลศาสตร์ให้สอนขั้นตอนการสร้าง PR-PO และการแต่งตั้งคณะกรรมการในการตรวจรับ โดยอธิบายรายละเอียด อาธิ การสร้าง

· PR ต้องกรอกข้อมูลใดบ้าง ใช้ T-Code อะไร

· การแต่งตั้งคณะกรรมการมีขั้นตอนอย่างไร

· การสร้าง PO, การแก้ไข, การเรียกดู

- เพิ่มสิทธิในการอนุมัติ Authorization ของรองคณบดี แทน ผู้อำนวยการโรงพยาบาล ตั้งแต่วันที่ 16-17 และ 24-25 กุมภาพันธ์ 2554

ปัญหา

- ในการให้คำแนะนำ User นั้น ข้อมูลบางส่วนไม่ทราบว่าต้องกรอกข้อมูลใดลงไป ทำให้ไม่สามารถอธิบาย User ได้อย่างชัดเจน

- บางครั้งไม่สามารถไล่ลำดับขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องแก่ User

การแก้ไข

- พี่อ้อม (พี่ดูแลฝึกประสบการณ์คอยช่วยเหลือในการอธิบายเพิ่มเติม)

- พยายามไล่ลำดับการทำงานก่อนจะอธิบายแก่ User

ประโยชน์ที่ได้รับ

- เป็นการทบทวนการทำงาน และเรียนรู้การทำงานกับผู้อื่น การทำงานเป็นทีม Team Work

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 14

ตั้งแต่วันที่ 31 - 4 มกราคม – กุมภาพันธ์ 2554

งานที่ปฏิบัติ

- ประชุม น.ศ. ฝึกงานเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ และงานที่ปฏิบัติ

· IM = เป็นการทำ Error Log ของ OR ต่าง ๆ และสรุปรายงานผลของยอดเงิน 30 ล้านบาท

· FI = ทำข้อมูล HN ของผู้ป่วย แต่ละวัน และทำ Authorization

· PO = รับแจ้ง ปัญหาต่าง ๆ และแก้ไข

- ได้รับงานเกี่ยวกับ การทำ LSMW ของงานเวชภัณฑ์ทางการแพทย์

· Source List = ยึดติด Mat --> Vendor

· Info Reccord = รายการซื้อสินค้าครั้งล่าสุด

· Free Good = ของแถมต่าง ๆ

โดยให้นำข้อมูลดังกล่าวมาลงใน Template ที่ได้จัดเตรียมไว้ก่อนแล้ว

- ทำการเปลี่ยนแปลงสิทธิในการอนุมัติ ประกอบด้วย ศาสตราจารย์ รัชตะ รัชตะนาวิน ตำแหน่ง คณบดี วันที่ไม่สามารถลงนามอนุมัติได้ คือ วันที่ 7-8 และ 24-25 กุมภาพันธ์ 2554 รองคณบดีที่มีอำนาจ ลงนามอนุมัติแทน คือ ศาสตราจารย์วินิต พัวประดิษฐ์ ตำแหน่งรองคณบดี

- ศึกษารายละเอียดของ Team MM (PO) เกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ อาธิ

· ใบเสนอราคา Reduest For Quotation (RFQ)

· การสร้าง PR

· การตั้งรายชื่อคณะกรรมการ

· การสร้าง PO

· การตรวจรับ

ปัญหา

-

การแก้ไข

-

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้เรียนรู้ขั้นตอนการทำงานของทาง ฝ่าย PO เพิ่มมากขึ้น

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 13

ตั้งแต่วันที่ 24 - 28 มกราคม 2554

งานที่ปฏิบัติ

- รับแจ้งปัญหา User ติด Error และช่วยแก้ไข จำนวน 5 รายการ

· User ไม่สามารถ ทำการตรวจรับได้ (เนื่องจากที่ Movement Type) ใส่ค่าเป็น 501 ซึ่งถือเป็นการรับฟรี แต่ที่จริงต้องใส่เป็น Movement Type 101 แทน

· ไม่สามารถสร้าง PO ได้ เนื่องจาก ข้อมูลที่ได้ถูกลบทิ้งแล้วในใบ PR ทำให้ ดึงข้อมูลมาแล้ว ปรากฏว่าข้อมูลแสดงออกมาทั้ง 2 ค่า และไม่ได้ ลบรายการที่1 ไป ทำให้ติด Error

· ไม่สามารถทำการเพิ่มรายชื่อคณะกรรมการได้ต้องเข้าที่ T-Code “ZPOE012” และทำการสร้างรายชื่อคณะกรรมการเช่น ปัจจุบันมีคณะกรรมการ 3 คนต้องการเพิ่มขึ้นเป็น 4 คน ให้ไปที่รายชื่อที่ 3 และกดที่ช่อง สี่เหลี่ยม หน้ารายการรายชื่อ ที่3 จากนั้นกดปุ่ม เพิ่มรายชื่อ

· แถบ Release Strategy ของ PO ไม่ขึ้น เนื่องจากเลือกพันธกิจผิดพลาด จากรายการ “บริการผู้ป่วย” ให้เป็น พันธกิจ “ไทยเข้มแข็ง” แทน

· เกิด Error ใน PO คือ “Asset is not company 1000 … “ วิธีแก้ไขคือ ให้ไปที่แถบ Item --> Account Assign

--> ใส่เลข Dummy “9”

ปัญหา

-

การแก้ไข

-

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้รู้จักการแก้ไขปัญหาเฉพาะ หน้าที่ทาง User ไม่สามารถแก้ไขได้

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 12

ตั้งแต่วันที่ 17 - 21 มกราคม 2554

งานที่ปฏิบัติ

- ช่วยทางฝ่าย IM ในการจัดพิมพ์เอกสารเพื่อนำไปเสนอต่อฝ่ายเวชสารสนเทศในเรื่องของ

· สรุปข้อผิดพลาดจาก Error รายวัน

· ปัญหาระบบ

· จากปัญหาระบบ (การแก้ไข)

· ผลพลอยได้จากการแก้ไขจากข้อมูล Error และระบบ

· จากข้อมูลทั้งหมดเริ่มแก้ปัญหาจาก

· เพื่อเป็นการกำหนดทิศทางในการทำงานเพื่อลดความซ้ำซ้อน และให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

- ศึกษารายละเอียดการแก้ปัญหาต่าง ๆ ใน Solution Management (Solman) โดยทำความเข้าใจในส่วนของ Transaction Data ที่มีการโพสถึงปัญหาและวิธีการแก้ไขในกรณีที่เคยเกิดขึ้นมา และทำคู่มือการตรวจรับสินค้าโดยมีรายละเอียดดังนี้

1. เข้าที่ SAP --> เข้า T-Code “MIGO”

- เลือกตัวเลือกให้เป็น Good Receipt --> Purchase Order

- ทำการใส่เลข PO, CO และกด Enter

2. กรอกข้อมูลที่ช่อง Document Date, Posting Date, Delivery Note, Good Recipient

3. กดเลือกที่ Item OK และเรียกตัวเลือกสินค้าให้ครบทุกตัว

- ทำการทดลองสร้างสัญญา โดยแบ่งออกเป็น 2 สัญญาได้แก่

· สัญญาจะซื้อจะขาย = ซื้อปริมาณมาก ๆ ต่อครั้ง โดยต้องเริ่มจากการสร้างตามลำดับ PR-CO-PO และตรวจรับ

· สัญญาซื้อขาย = ซื้อย่อย ๆ ต้องเริ่มจากการสร้าง PR-CO และตรวจรับ

- ช่วยงานเพื่อนในฝ่าย IM ในการจัดพิมพ์รายงานเสนอต่อทางผู้บริหารและฝ่ายเวชภัณฑ์

· สรุปหัวข้อที่ได้ปฏิบัติในปี 53 สำหรับ Team IM

· เริ่มการแก้ไขปัญหาระบบ IM

· วิธีการแก้ไขรายละเอียด

· หน้าจอ

· Flow

และศึกษารายละเอียดและทดลองสร้าง PR-PO-CO อย่างละ 1 ใบ

ช่วย User ในการแก้ไขปัญหา 5 รายการ

1. Error “Open amount from” (เนื่องจากสร้าง PO ซ้ำ)

2. ต้องการเปลี่ยนชื่อเรื่องของใบ PR เป็น เครื่อง Pluse oxymetry

3. ต้องการอนุมัติ PO แต่ไม่สามารถทำการอนุมัติได้

4. ทำการสร้าง PO แต่ไม่ได้ทำการสร้าง PR มาก่อนทำให้เกิด Error

5. ต้องการเพิ่มชื่อเข้าในระบบ SAP ในส่วนของ P.Group ต้องทำอย่างไรบ้าง

ปัญหา

1. เรื่องของการพิมพ์ใบตรวจรับคือ เมื่อทำการสั่งพิมพ์แล้วจะขึ้นข้อความแสดงว่า “ไม่สามารถพิมพ์ใบตรวจรับได้ กรุณาติดต่อฝ่ายเวชสารสนเทศ” หลังจากการประชุม ผลสรุปคือ เกิดจากข้อผิดพลาดเนื่องจากกรณีที่ได้ทำการสร้างสัญญาออกมา 2 เลข ซึ่งทางระบบ SAP จะดึงข้อมูลของสัญญาตัวล่าสุดแต่ User ได้ทำการลบสัญญาตัวล่าสุดออกไปทำให้เกิด Error

การแก้ไข

1. พวกพี่ ๆ ได้ทดลองใน BR2 ซึ่งเป็นระบบใช้งานเสมือนจริง และได้พบข้อผิดพลาดแก้ไขโดยการ ลบทิ้งทั้ง 2 สัญญาจะทำการสร้างสัญญาตัวใหม่ขึ้นเป็นตัวที่ 3 ให้ระบบทำการดึงข้อมูลไปยังสัญญาตัวล่าสุด

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้รู้ถึงปัญหาต่าง ๆ ที่เคยเกิดขึ้นใน Log Solman เพื่อนำมาแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติงานได้