ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 3

ตั้งแต่วันที่ 15 - 19 พฤศจิกายน 2553

งานที่ได้ปฏิบัติ

- จัดทำ รายการสั่งซื้อสั่งขาย PO [Purchase Order] และคู่มือโดยเริ่มจากการเข้า T-Code Me21N เพื่อสร้าง PO และทำการกรอกรหัสเลข PR [รายการเสนอซื้อเสนอขาย] เพื่อให้ข้อมูลและรายละเอียดมาขึ้นใน PO และทำการกรอกข้อมูลในส่วนอื่น ๆ ให้ครบถ้วนมิเช่นนั้นแล้ว เวลาทำการ Print เอกสารรายละเอียดด้านในจะไม่ครบถ้วน

- ทำการทดลองการอนุมัติสิทธิ PO [รายการสั่งซื้อสั่งขาย] โดยเข้า T-Code ME29N --> Release Strategy โดยให้ผู้มีอำนาจในการอนุมัติ คือ หน่วยงาน หัวหน้า คณบดี

- การตรวจรับสินค้า เข้า T-Code “MIGO” และทำการกรอกข้อมูล รหัส PO ในช่อง Purchase Order จากนั้นทำการ Save จะได้เลขที่ตรวจรับสินค้า และทำการ Print ใบตรวจรับ และรายงานการตรวจรับให้กับฝ่ายพัสดุ และมีการการแก้ไขปัญหาของทาง User ที่ไม่สามารถทำการจัดทำใบ PO ได้

- ทำการแทนค่า Code ในการทำ Release Strategy ของ PO โดยจัดทำในหน่วยงานดังนี้ PO-Release Strategy

· หน่วยงานที่มีคลัง

· ภาควิชา

· สำนักงานคณบดี

· โรงพยาบาล

โดยทำการเปรียบเทียบ Code ของ Release ให้ตรงกัน และทำการ Copy รหัสลงในช่อง ZPO_PUR_GROUP ประมาณ 85 Record

- ทำการเพิ่ม Code ในการทำ Release Strategy ของ PO เพิ่มเติม โดยเพิ่ม Code ตั้งแต่ *ฒฏ-ฒผ* โดยการ Copy ข้อมูลจากไฟล์อื่นมาลงในช่อง ZPO_DOC_TYPE,ZPO_PUR_GROUP, ZPO_TOTAL_VALUE และZPO_ACCOUNT ประมาณ 35 Record

- ทำ Config ข้อมูล PO ใหม่จากไฟล์ Excel เข้าสู่ระบบ SAP โดยเริ่มจากเข้าโปรแกรม SAP --> T-Code SPRO --> SAP Reference IMG และทำการกรอกข้อมูลลงไป โดยต้องรวม Release Group, Release Strategy, Release Code ให้ครบถ้วนเนื่องจากข้อมูลที่กรอกลงนี้จะนำเข้าสู่ฐานข้อมูลจริง จึงห้ามผิดพลาด

· ทำการจัดทำเพิ่มข้อมูลของ หน่วยงานคลัง, ภาควิชา 77 Code

· ทำการจัดทำเพิ่มข้อมูลของ สำนักงานคณบดี. โรงพยาบาล 81 Code

ปัญหา

1. ไม่สามารถตอบปัญหาของทาง User เนื่องจากยังมีความรู้ไม่เพียงพอ

2. เนื่องจากใช้สายตาในการเพ่งจดจ่อกับหน้าจอ Computer เป็นเวลานานทำให้ปวดสายตา

การแก้ไขปัญหา

1. ให้พี่ดูแลฝึกประสบการณ์คอยให้คำแนะนำ

2. พยายามพักสายตาโดยการออกไปพักผ่อน

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้เรียนรู้การทำงานของการจัดซื้อสินค้า และภาพโดยรวมของฝ่าย PO และระบบการตรวจรับสินค้า

ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 2

ตั้งแต่วันที่ 8 - 12 พฤศจิกายน 2553

สัปดาห์ที่ 2

งานที่ได้ปฏิบัติ

- นั่งฟังประชุมเกี่ยวกับหลักการทำงานและ การเชื่อมโยงข้อมูลของโรงพยาบาลรามาธิบดี และการทำงานในส่วนของ การสั่งซื้อสั่งจ้าง PO และสืบค้นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำ Report/Form Functional Specification [เอกสารรายละเอียดการทำงานของโปรแกรมรายงาน/แบบฟอร์ม]

- ช่วยเพื่อนทีอยู่ในฝ่าย การจัดการพัสดุ [MM] โดยทำการนำเข้าไฟล์ Excel เข้าสู่ Access และทำการสร้าง Sub form ที่เกี่ยวกับการขายยาโดย มีข้อมูลต่าง ๆ เช่น หมายเลขยา, หมายเลขการเข้ารักษา, หมายเลขผู้ป่วย, เลขที่ใบสั่งยา โดยนำข้อมูลดังกล่าวมาสร้างใน Access โดยต้องการให้ สร้างฟอร์มในการค้นหา วันที่ทำการ และ รหัสห้องยา เพื่อให้ข้อมูลเชื่อมโยงกัน

- ทำ Release Strategy ในหัวข้อของ PR,PO,CO โดยต้องทำการนำค่า Release Code ในที่นี้ต้องกำหนดค่าที่ไม่ซ้ำกันเลยในระบบ SAP เช่น !ก, !ข, !ค, !ฆ, !ง แทนเลข PR-Doc Type ลงในไฟล์ Excel [PR Release upload classification] โดยดึงข้อมูลจาก PR-Doc Type เพื่อดึงเอารหัสวิธีการจัดหา และยอดเงินตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้

- ทำการเปลี่ยนแปลงสิทธิ โดยได้ข้อมูลจากทาง User เราต้อทำการเปลี่ยนแปลงสิทธิในการอนุมัติ โดยต้องหาค่า PR PO CO ของ User ที่ไม่สามารถลงนามอนุมัติ และค้นหาข้อมูลของผู้ที่จะมีสิทธิมาลงนามแทน และทำการกรอกข้อมูลลงในระบบต่อจากนั้น ต้องทำการ Add การแทนสิทธิ ลงบนฐานข้อมูลของ SAP และนำรหัส Transport ไปให้แก่ พี่ที่ฝ่ายเพื่อทำการ Upload ข้อมูลลงบนฐานข้อมูลจริงต่อไป เพื่อให้ User สามารถอนุมัติคำสั่งต่าง ๆ แทนได้ต่อไป

- จัดทำคู่มือ การเปลี่ยนแปลงสิทธิ Authorization และ คู่มือการทำ Release Strategy PR ของอาคารสมเด็จพระเทพรัตน์ โดยอธิบายตั้งแต่ขั้นตอนแรกในการเปิดเข้าใช้โปรแกรม การค้นหาข้อมูลโดยทำการสร้างเป็นเอกสารมีคำอธิบายต่างๆ พร้อมทั้ง ภาพประกอบโดยระเอียดทุกขั้นตอน จนสิ้นสุดการทำงาน

- ทำการสร้างเอกสารเพื่อของบประมาณในการจัดทำใบ PR [Purchase Requirement] โดยต้องทำการสร้างรายละเอียดเพื่อให้ ทางฝ่ายงบประมาณทำการสร้างเลขงบประมาณที่เรียกว่า “Earmarked Fund” เพื่อจะใช้ในการสร้างใบ PR ต่อไป

ปัญหา

1. ไฟล์ขององค์กรมีขนาดใหญ่ทำให้ยากแก่การค้นหา

2. ไม่ทราบแหล่งที่มาของไฟล์ PR,PO,CO

3. บางส่วนของโปรแกรม SAP ได้กำหนดสิทธิในการเข้าถึง ทำให้รายละเอียดบางส่วนไม่สามารถนำรูปภาพมาประกอบคำอธิบายได้

4. รายละเอียดในการกรอกข้อมูลมีเงื่อนไขเฉพาะ ทำให้กรอกข้อมูลผิดพลาด

5. การทำงานขาดความระเอียดรอบคอบ

การแก้ไขปัญหา

1. สอบถามพี่ที่ดูแลฝึกประสบการณ์ ในส่วนที่มีปัญหา หรือไม่เข้าใจและทำการจดบันทึกรายละเอียดให้ครบถ้วน

2. อธิบายเนื้อหาในส่วนที่ไม่มีภาพประกอบให้มีความระเอียดมากที่สุด เพื่อให้ ผู้ที่สนใจสามารถทำความเข้าใจได้

3. ต้องมีสมาธิในการทำงานและต้องมีความรอบคอบมากกว่านี้

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้เรียนรู้การสร้าง Code Release Strategy และการเปลี่ยนแปลงสิทธิในการอนุมัติ

ฝึกประสบการณ์วิชาชพ สัปดาห์ที่ 1

ตั้งแต่วันที่ 1 - 5 พฤศจิกายน 2553

สัปดาห์ที่ 1

งานที่ได้ปฏิบัติ

อ.สุนทร ซึ่งเป็นหัวหน้าหน่วยงาน (งานพัฒนาระบบสารสนเทศ) ได้ทำการ ปฐมนิเทศ แนะนำหน้าที่การทำงานของหน่วยงานว่าแต่ละระบบ มีความแตกต่างกันอย่างไร และหน้าที่การทำงานอย่างไรบ้าง ก็คือ งานด้านการบริการโดยการทำ “Service ให้เป็น Product” โดยให้ ERP SAP เข้ามาช่วยในการทำงาน โดยเพื่อนแต่ละคนที่มาฝึกประสบการณ์วิชาชีพที่นี้ต่าง ต้องทำงานแต่ละฝ่าย

FI = Financial & Account = การเงินและการบัญชี รับผิดชอบโดย [นายทศพล ทองย้อย]

MM = Material Management = งานด้านโลจิสติกส์ รับผิดชอบโดย [นาย วรพงษ์ การินชัย]

PO หรือ PU = Purchanse = การจัดซื้อจัดจ้าง รับผิดชอบโดย [นาย อภิวัฒน์ สุธรรมสาโรช]

IM = Inventory Management = การจัดการสินค้าคงคลัง รับผิดชอบโดย [นาย ภวัต ศีลสาร]

มีกรณีศึกษา Case Study โดย User ต้องมาทำการกรอกข้อมูล PO ใบสั่งซื้อสั่งจ่าย เข้าสู่ SAP คือพี่ดูแลฝึกประสบการณ์คอยบอกรายละเอียดและทำการจดบันทึก พร้อมทั้งช่วยช่วยเหลือ User

มีกรณีศึกษา Case Study โดยทาง User ต้องการเปลี่ยนแปลงสิทธิ ในการอนุมัติคำสั่ง เนื่องจากติดราชการไม่สามารถเซ็นได้ ทางเราต้องทำการเปลี่ยนแปลงโดยให้บุคคลที่เรียกว่า ผู้แทน มีสิทธิในการอนุมัติคำสั่งต่าง ๆ ได้

มีกรณีศึกษา Case Study โดยทาง User ได้ทำการเปลี่ยนชื่อไปแล้ว แต่ภายในระบบ SAP นั้นยังคงแสดงชื่อเดิมอยู่ จึงต้องจัดทำเอกสาร Change Request From เพื่อให้ทาง Program ทำการเปลี่ยนแปลง ข้อมูลภายในระบบ SAP

ได้ทดลองทำ เอกสารรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงการทำงานโปรแกรม โดยได้ศึกษาข้อมูลเบื้องต้นจากเอกสาร และได้รับการสอนจากพี่ดูแลฝึกประสบการณ์ กรณีที่ได้รับคือ User ต้องการแบบฟอร์มสำหรับส่งแฟ็กซ์ ของทางเภสัชกรรม ถึง ทางผู้ขาย [Vendor] โดยให้เป็นเอกสาร ซึ่งเราต้องทำการ ตอบสนองความต้องการของ User โดยจัดทำขึ้นเพื่อเป็นรายละเอียดเพื่อให้ ทาง Programmer ได้ทำการสร้างแบบฟอร์ม โดยใช้ ABAP ในเขียนโปรแกรม

ปัญหา

1. คำศัพท์บางอย่างที่ อ.ได้พูดถึงหรืออธิบายเป็นศัพท์เฉพาะทางของโปรแกรมทำให้บางครั้งไม่เข้าใจในสิ่งที่ อ.จะถ่ายทอด และเครื่องมือต่าง ๆ ของ SAP มีความแตกต่างจาก Microsoft มาก ทำให้หาเครื่องมือไม่พบ

2. ยังไม่เคยได้ทดลองโปรแกรม SAP มาก่อน ทำให้ขาดทักษะในการใช้โปรแกรม

3. ตัวอย่างเอกสารที่ได้มา มีความแตกต่างจากงานที่ได้รับ และรายละเอียดไม่ครบถ้วน

การแก้ไขปัญหา

1.พยายามซักถามและจดบันทึกเพื่อให้เกิดความเข้าใจ

2.ศึกษาหาข้อมูลเพิ่มเติมจาก Internet

3.หาตัวอย่างเก่า ๆ จากแฟ้มเอกสาร เพื่อศึกษาเพิ่มเติม

4. สอบถามพี่ดูแลฝึกประสบการณ์

ประโยชน์ที่ได้รับ

- ได้เรียนรู้ถึงพื้นฐานการทำงานของโรงพยาบาล รวมทั้งการทำงานของโปรแกรม